Me pedía mi opinión, un compañero del Grupo de Linkedin del que soy administrador ("IPE TÉCNICOS MANTENIMIENTO"), acerca de cuales serían mis 10 primeras medidas para el caso de ser "el nuevo Jefe de Mantenimiento-Taller de una empresa mediana". Esta fue mi respuesta, lo dejé sólo en 8:
1. Enfoque al cliente. Las organizaciones dependen de sus clientes.
1.1 De la flota total cuantas unidades se necesitan para el servicio en cada turno, cuantas hay disponibles y cuantas unidades tengo reparando.
1.2 Establecer prioridades de reparación por Costes y Plazos.
1.3 Si no hay un grupo específico para Mantenimiento Preventivo, crealo desde el primer día, aunque no se dediquen a ello el 100 % del tiempo.
2. Liderazgo y Apoyo explicito de la Gerencia. Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
2.1 Aplicación en el taller de las 5S (Orden, Limpieza, Organización, Control visual, Disciplina).
2.2 Utilizar de aquí en adelante PDCA (Plan, Do, Check, Act) (Planificar, Hacer, Comprobar, Actualizar)
3. Compromiso del personal. El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
3.1 Especificar a cada uno de los técnicos individualmente, muy especialmente a los Jefes de Equipos: Que quieres conseguir, como lo quieres conseguir y que esperas de ellos.
Para el caso de que fuese el nuevo Jefe de Mantenimiento (Jefe de Taller) de una empresa de tamaño medio, suponiendo que con anterioridad no se haya hecho una Gestión de Calidad y, basándome en lo que especifica "ISO 9004-2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización":
1. Enfoque al cliente. Las organizaciones dependen de sus clientes.
1.1 De la flota total cuantas unidades se necesitan para el servicio en cada turno, cuantas hay disponibles y cuantas unidades tengo reparando.
1.2 Establecer prioridades de reparación por Costes y Plazos.
1.3 Si no hay un grupo específico para Mantenimiento Preventivo, crealo desde el primer día, aunque no se dediquen a ello el 100 % del tiempo.
2. Liderazgo y Apoyo explicito de la Gerencia. Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
2.1 Aplicación en el taller de las 5S (Orden, Limpieza, Organización, Control visual, Disciplina).
2.2 Utilizar de aquí en adelante PDCA (Plan, Do, Check, Act) (Planificar, Hacer, Comprobar, Actualizar)
3. Compromiso del personal. El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
3.1 Especificar a cada uno de los técnicos individualmente, muy especialmente a los Jefes de Equipos: Que quieres conseguir, como lo quieres conseguir y que esperas de ellos.
3.2 Evaluación posterior de objetivos individuales por aptitud y actitud.
3.3 Reconocimiento de los méritos en forma de algún tipo de gratificación.
3.4 Notificación de los errores y posibles consecuencias de reincidir algún miembro en no formar equipo. Ya sabemos que los éxitos son de todos y los fallos son individuales, pero un equipo funciona así.
4. Enfoque a procesos. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
4.1 Estudiar el proceso desde el inicio de avería hasta la entrega a Tráfico del vehículo reparado. Encontrarás muchos fallos de organización y coordinación, donde podrás comprobar que las perdidas de tiempo multiplican por 10 las posibles mejoras que tú logres en la productividad de tus mecánicos.
5. Enfoque a la gestión. Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
5.1 Empiezan los problemas, tendrás que decirle a tráfico que necesitas más coordinación para los mantenimientos preventivos y para mejorar las ineficiencias en el procedimiento de notificación de averías que has descubierto al hacer el estudio de todo el proceso.
5.2 Vuelve a asegurarte que tienes el apoyo de Gerencia para consensuar un procedimiento de "Notificación de averías y de Mantenimiento Preventivo"
6. Mejora continua. La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
6.1 Empieza a afinar, fíjate en tus proveedores y contratistas. Compromiso hacia tu empresa, tiempos y puntos de suministro que tú necesitas. Sé exigente, pero sé inteligente.
6.2 Revisa tú almacén y empieza a afinar en el stock que te quedas.
6.3 Empieza a Planificar y Programar las llegadas a taller hasta alcanzar valores cercanos al 70-80%.
7. Toma de decisiones basada en hechos. Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.
7.1 Si llegas a este punto, estás llegando a niveles de excelencia, logra datos lee sobre indicadores de mantenimiento. Por ejemplo ¿Cuantas horas mantenimiento preventivo es aconsejable respecto al total de horas de mantenimiento? ¿Cuanto tiempo supone la reparación efectiva y cuanto supone el tiempo de adquisición de repuesto? ¿Coste de mantenimiento usando aceites sintéticos más caros que reducen a 1/3 el número de cambios y por lo tanto actuaciones de técnicos?...
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
8.1 Lee sobre relaciones "ganar-ganar" con los proveedores. El mejor acuerdo es aquel en el que al final nadie pierde.
Un saludo
Ángel Moreno
3.4 Notificación de los errores y posibles consecuencias de reincidir algún miembro en no formar equipo. Ya sabemos que los éxitos son de todos y los fallos son individuales, pero un equipo funciona así.
4. Enfoque a procesos. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
4.1 Estudiar el proceso desde el inicio de avería hasta la entrega a Tráfico del vehículo reparado. Encontrarás muchos fallos de organización y coordinación, donde podrás comprobar que las perdidas de tiempo multiplican por 10 las posibles mejoras que tú logres en la productividad de tus mecánicos.
5. Enfoque a la gestión. Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
5.1 Empiezan los problemas, tendrás que decirle a tráfico que necesitas más coordinación para los mantenimientos preventivos y para mejorar las ineficiencias en el procedimiento de notificación de averías que has descubierto al hacer el estudio de todo el proceso.
5.2 Vuelve a asegurarte que tienes el apoyo de Gerencia para consensuar un procedimiento de "Notificación de averías y de Mantenimiento Preventivo"
6. Mejora continua. La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
6.1 Empieza a afinar, fíjate en tus proveedores y contratistas. Compromiso hacia tu empresa, tiempos y puntos de suministro que tú necesitas. Sé exigente, pero sé inteligente.
6.2 Revisa tú almacén y empieza a afinar en el stock que te quedas.
6.3 Empieza a Planificar y Programar las llegadas a taller hasta alcanzar valores cercanos al 70-80%.
7. Toma de decisiones basada en hechos. Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.
7.1 Si llegas a este punto, estás llegando a niveles de excelencia, logra datos lee sobre indicadores de mantenimiento. Por ejemplo ¿Cuantas horas mantenimiento preventivo es aconsejable respecto al total de horas de mantenimiento? ¿Cuanto tiempo supone la reparación efectiva y cuanto supone el tiempo de adquisición de repuesto? ¿Coste de mantenimiento usando aceites sintéticos más caros que reducen a 1/3 el número de cambios y por lo tanto actuaciones de técnicos?...
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
8.1 Lee sobre relaciones "ganar-ganar" con los proveedores. El mejor acuerdo es aquel en el que al final nadie pierde.
Un saludo
Ángel Moreno
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